Cómo ahorrar dinero (y tiempo) en tu negocio

Cuando tienes tu negocio, la palabra ahorrar comienza a tener sentido (si es que no lo había tenido antes), y te das cuenta de cuan importante es. Y cuando hablo de ahorrar, no me refiero solamente a ahorrar dinero, me refiero a ahorrar tiempo, el cual también es dinero, a ahorrar personal, ahorrar materiales, entre otros. 

Bien sea que tengas un negocio digital o un negocio físico, los pasos son los mismos. El ahorro de dinero es fundamental, ya que te permitirá reinvertir, y cubrir ciertos imprevistos, y con el ahorro del tiempo, no solamente estarás ahorrando algo tan valioso como el tiempo, sino también dinero. 

A veces las personas tienden a pasar por alto el ahorro del tiempo, pero no se dan cuenta que ahorrar tiempo es fundamental. Una palabra clave en todo ello, es la optimización, y es que cuando optimizamos los procesos, podremos ahorrar muchísimo tiempo en la realización de las actividades.

Por ello, en esta oportunidad te explicaré cómo puedes ahorrar tiempo y dinero en tu negocio.

negocio

Ahorrar tiempo y dinero es una tarea que puede oírse muy sencilla, pero cuando queremos ponerla en práctica, suele resultar complicado. Básicamente por falta de organización, por errores en los procesos, una nula planificación, entre otros.

Sin embargo, un factor que considero que es muy importante a la hora de la reducción de tiempo y dinero, es incrementando la productividad. 

Y es que la baja productividad es la principal responsable de que se gaste tiempo y dinero de más, cuando se lleva a cabo de una forma incorrecta, o sencillamente no existe.

A menudo es común ver muchos organigramas organizacionales, en donde en ciertos departamentos cuentan con muchísimos puestos de trabajo, con funciones prácticamente nulas. Y, por otro lado, vemos otros departamentos que tienen muy poco personal y unas enormes cargas de trabajo, que lo que logran es sobrecargar al personal de mucho trabajo.

En el primer caso del primer departamento, podemos observar que tenemos mucho personal, de hecho, tenemos personal de más, que sencillamente lo que estamos haciendo en este punto es desperdiciando dinero. 

¿Por qué desperdiciar dinero? Pues porque al tener personal que hace poco o nada, estamos pagando sueldos y capacitación para que esa persona haga “poco o nada”. Pudiendo más bien, optimizar los procesos, asignar tareas suficientes a cada cargo, capacitarlos y lograr ser productivos.

Por otro lado, en el caso del segundo departamento, puedes ver que hay poco personal y muchísimo trabajo. ¿Crees que el trabajo se hace a tiempo? Y de ser así… ¿Bajo que costo? Seguramente muchas otras extras invertidas, un personal desmotivado probablemente y cansado. 

Ninguno de los dos casos es bueno para un negocio, sea digital o físico. Porque no estás sabiendo aprovechar al recurso humano, por un lado, desperdiciándolo y por el otro lado sobrecargándolo.

Ningún extremo es bueno, por lo que debemos saber cómo incrementar la productividad de nuestro negocio, manteniendo una estructura del personal adecuada. Y te digo, el punto clave para el ahorro del dinero y del tiempo, está aquí. 

Incrementar la productividad en mi negocio

Cuántas veces habrás visto negocios en donde sencillamente se comenzó sin tener ningún plan en específico. Y a medida que iban creciendo, iban adaptando todos sus procesos y sus métodos. 

Esto a veces trae como consecuencia que exista un desorden en las funciones y en la forma en la que se hacen las cosas en general. Y es cuando se comienza a buscar desesperadamente, métodos para ahorrar el dinero y el tiempo.

Pero en la búsqueda, de las formas de ahorro de dinero y tiempo, los emprendedores muy poco piensan en la productividad y de la gran relación que tiene con estos dos factores.

Y es que la mejor forma de ahorrar tanto dinero como tiempo en un negocio digital o no, es incrementando la productividad en tu negocio. Quizás te estarás preguntando, “¿cómo incremento la productividad de mi negocio?”, pues es muy sencillo, solo debes ser ordenado y planificarte bien.

A continuación, te diré los principales pasos que debes seguir para poder incrementar la productividad en tu negocio.

Aprovecha la tecnología, modernízate

Una de las formas de incrementar la productividad en tu negocio, es aprovechando todas las ventajas tecnológicas que existen.

Actualmente la tecnología juega un papel fundamental en nuestras vidas, y es que con tantos avances que han surgido, se han creado aplicativos para casi cualquier cosa que queramos realizar. 

En el caso de los negocios, contar con la mejor tecnología es una gran ventaja, ya que nos permitirá ahorrar mucho tiempo y dinero, puesto que optimizará muchos de los procesos que antes podrían llevarse a cabo de una forma manual.

Por otro lado, tenemos el ahorro u optimización del recurso humano. Puesto que, al disminuir un poco la carga de trabajo, optimizando procesos gracias a la tecnología, podrás hacer que el recurso humano enfoque sus actividades en tareas realmente importantes. 

Como ejemplo puedo mencionarte el proceso de presupuesto y ventas. Cuando un cliente solicita una cotización, al no tener tecnología empleas muchas horas hombre en que el recurso humano vaya al almacén a validar la existencia de los productos, y que elabore el presupuesto de forma manual, redacte el correo y lo envíe. 

Si el cliente decide realizar la compra, son muchas horas hombre más invertidas en el proceso de inventario, de empaquetamiento, de facturación y distribución. 

En cambio, cuando cuentas con softwares actualizados que te permiten llevar a cabo la mayoría de las funciones, puedes disminuir muchísimo el tiempo desde la cotización hasta la facturación y despacho. 

Existen programas con los que puedes realizar los presupuestos sin tanto trabajo, otros programas con los que puedas llevar un control del inventario, en el que tan solo consultando por producto puedas saber sus existencias. Adicionalmente, el proceso de facturación se moderniza con programas para ello, y por supuesto, los envíos de correos, y demás. 

Sin duda, contar con programas facilita muchísimo el proceso en el negocio. Y de esta forma podrás incrementar la productividad, lo cual, a su vez, se traduce en un ahorro de dinero y de tiempo.

Planifica

La planificación es parte esencial de cualquier negocio. Si no planificas sucederán muchos acontecimientos que te harán perder dinero y tiempo. Estaría nadando sin rumbo fijo y sencillamente no alcanzarás el éxito.

Es por ello, que la planificación es la cumbre de los procesos administrativos. Y realmente es el primer paso que debes llevar a cabo para que tu negocio se encamine hacia el éxito. 

Es común que veamos a negocios perdiendo grandes sumas de dinero, todo por no saber o no haberse planificado a tiempo. Y es que este suele ser un punto en el que las personas no se centran a la hora de emprender un negocio, y mucho menos si este se trata de un negocio digital.

Pero, debo decirte que tanto si el negocio es digital, como si no lo es, requiere de planificación previa para poder operar con éxito.

Y entre uno de los principales elementos que debes evaluar y planificar para poder alcanzar e incrementar la productividad, es el recurso humano.

Cuando te digo que planifiques el recurso humano que necesitas, o necesitarás, te estoy diciendo que no cometas el error de tener, o personal sobrecargado, o personal sin nada que hacer, porque en ambos casos estás perdiendo tú.

El personal debe tener una carga de trabajo acorde a su horario y sus capacidades. Recuerda que la meta no es trabajar más, la meta es trabajar mejor. Y para poder hacer esto, el recurso humano requiere de tiempo para poder llevar a cabo las funciones de una forma correcta.

Es por ello que la estructura del organigrama es tan importante, así como tener bien delimitadas las funciones que debe realizar cada cargo. 

Una vez que tu estructura de recursos humanos esté bien delimitada, el recurso humano podrá incrementar su productividad, y a su vez, se incrementaría el ahorro de tiempo y el ahorro del dinero de tu negocio.

Capacitar al recurso humano

¿Estamos claros en que el recurso humano es el más valioso de la organización? Pues bien. Al incrementar la productividad, la cual a su vez se mantiene totalmente relacionada al recurso humano, podremos generar grandes cambios positivos en la empresa.

Es por ello, que debemos prestar gran atención al recurso humano y a su capacitación. Un personal que no se encuentra capacitado, será más lento y menos eficiente en realizar el trabajo, lo cual generará más gasto para la empresa. Tanto gasto de dinero, así como también gasto de tiempo que se pudo haber implementado en otra cosa.

Es por ello que los negocios deben invertir dinero y tiempo en capacitar al recurso humano en las funciones que deberán llevar a cabo. Una persona capacitada, representa un incremento en la productividad, y, por consiguiente, un ahorro de tiempo y dinero. 

Al momento de seleccionar a tus recursos humanos, debes saber a quién designar en cada cargo. Además, es importante que los mantengas en constante capacitación y actualización laboral.

Administrar de forma inteligente el capital humano

El capital humano es uno de los recursos más importantes que puedas tener en tu negocio. Sin embargo, como cualquier otro recurso debes saber cómo administrarlo de forma inteligente. 

Es importante tener en consideración cuáles son los objetivos y metas de la empresa, y alinear todas las fuerzas en la consecución de dichas metas y objetivos. Y para hacerlo, debemos contar con el capital humano que nos ayudará a lograr dichas metas, pero para ello, debemos saber cómo administrarlo de una forma óptima.

Para poder administrar el capital humano de forma eficiente, tenemos que determinar, además de las funciones de cada cargo, a quién pondremos en dicho cargo.

Es importante que tengas a una persona que sea capacitada y que se adapte a las funciones que tiene dicho cargo. De esta forma, podrás tener a gente que esté capacitada para el cargo. Y no tendrás recursos humanos con conocimientos o experiencia en departamentos o zonas que no son de su área de estudio. 

La idea es seleccionar al candidato que tenga aptitudes y actitudes que se relacionen a los cargos disponibles. Todo ello, aprovechando las tecnologías, logrando así una gran dupla que incrementa la productividad en tu negocio.

Y es que básicamente la unión de los recursos humanos bien administrados, en conjunto con la tecnología, es posible lograr la optimización y la productividad en tu negocio. 

Optimizar el tiempo que se le dedica a cada actividad

Para lograr la productividad en tu negocio, debes optimizar el tiempo que se le dedica a cada actividad. Normalmente los fallos en el rendimiento se deben a interrupciones, las cuales retrasan el trabajo y desconcentran al trabajador. Obviamente esto produce pérdida de tiempo que podría haberse empleado en otra labor.

Es por ello, que se recomienda optimizar el trabajo de cada actividad. Para ello, existen varias recomendaciones, según diversos autores, quienes indican que es recomendable aplicar los “tiempos sin interrupciones”, en donde bien sea con un cartel de “no interrumpir”, “no molestar”, entre otros, el recurso humano pueda tener el tiempo disponible con total tranquilidad para poder cumplir con alguna función importante.

Recordemos que el tiempo es oro, y no es algo que sea un dicho y ya. Realmente el tiempo es muy valioso, y es uno de los recursos más importantes que podemos tener en una empresa. Con el tiempo, las personas producen más, se tiene mejor organización, una atención al cliente óptima, entre muchas otras ventajas, que a la larga se traducen en dinero.

Entonces, cuando hablamos de ahorrar tiempo, hablamos de ahorrar dinero. No importa si tu negocio es digital o no. Lo importante de todo esto, es que estas técnicas para mejorar la productividad en tu negocio, te servirán para poder ahorrar dinero y ahorrar tiempo. Así que no dudes en llevarlas a cabo y optimizar todos los procesos en tu negocio, notarás en gran medida la mejoría. Tus trabajadores se sentirán mejor, tus clientes serán mejor atendidos y tu negocio crecerá.

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