Cómo digitalizar una empresa de 0 a 100

Ya es común hablar de lo digital en nuestra vida cotidiana, incluso la digitalización de una empresa no es un término nuevo, pues esta tendencia ya lleva años creando alboroto en el ámbito empresarial, sobre todo en aquellos donde la tecnología es un aspecto importante, así como también las herramientas digitales u optimización de los recursos tecnológicos.

Pero algo que siempre cae en duda es: ¿cómo realizar el proceso de digitalización de una empresa? Y como sé que tienes esa interrogante, porque de lo contrario no hubieras llegado hasta aquí, te mencionaré todos los aspectos que debes tener en cuenta para digitalizar las secciones más importantes dentro de un centro de trabajo.

Bien, la digitalización en este sentido, significa la conversión de datos analógicos a datos digitales, esto traerá una reestructuración en los negocios, un proceso de transformación donde usan la tecnología para interactuar con personas bien sean externas o internas, con el fin de abordar desarrollo que aporten el conocimiento necesario para conseguir un beneficio, esto permitirá trabajar de una manera más sencilla y eficaz.

Al ver que es un proceso que va más allá de la capacidad de adaptación.

¿Puede la transformación digital aplicarse en todas las empresas?

Muchísimos SEO hacen esta pregunta y como respuesta obtienen que la transición es un tipo de herramienta que puede ser útil para cualquier empresa que quiera crecer.  

Por lo tanto, es necesario que cada sector, sin importar el ámbito al cual se desarrolle, asuma los cambios a su propio ritmo ¿Qué quiero decir con eso?, pues que tengan su propia esencia, que se establezcan pautas y las sigan como es debido, pero siempre teniendo en cuenta las ideas de digitalización de empresas que mejor se adapten a su modelo de negocio.

La digitalización: ¿por qué debemos usarla?

empresa

Si te preguntas el por qué debemos usar la digitalización, te digo que la respuesta es muy sencilla: porque facilita y mejora los procesos. Y es que todas las cosas que antes hacíamos manual o en una papel, se volvió completamente digital, y esto es gracias justamente a las tecnologías digitales.

Existen muchas razones para comenzar a implementar la digitalización, y una de ellas es porque la mayoría de las personas ya se han sumado a este gran cambio, así que tú no debes ser la excepción. Hay que adaptarse a los cambios y si es para mejorar, más aún.

Veamos, no es una obligación cambiarse a los nuevos paradigmas, si tú quieres continuar utilizando los métodos antiguos, pues adelante. Pero en vista de que la sociedad está adoptando un futuro digitalizado, lo ideal sería que tu siguieras también esos parámetros para no quedarte atrasado. 

Áreas funcionales de una empresa

Es importante conocer las áreas básicas de un negocio si queremos llegar a digitalizar. Para empezar, podemos decir que las áreas funcionales son un conjunto de actividades y procesos que se llevan a cabo de forma conjunta y coordinada, con el objetivo de cumplir con todas las metas planteadas por la organización.

Cabe acotar que en todo tipo de organigrama se debe tomar en cuenta el papel que representa cada quien en el área, puesto que el beneficio que tiene cada área al pasar a otro nivel tendrá un impacto responsable. 

  • Producción: se compone por todas las actividades correspondientes al cobro de los impuestos, registro y control de contribuyentes, imagina la ventaja que tendría pasar a la digitalización, habría un aumento de productividad, un flujo de respuestas a posibles problemas.
  • Marketing: esta área se basa en actividades de difusión pública en medios de comunicación, al pasar a la transformación estarías jugando por un posicionamiento amplio, no solo optarías por un CMS sino que las redes sociales jugarían un papel importante.
  • Finanzas: Tiene como responsabilidad la función económica y con ello lograr una optimización de los recursos.
  • Recursos Humanos: este departamento es necesario en cualquier empresa, puesto que es aquel que se encargará, entre otras cosas, de reclutar al personal que laborará en la organización y que hará que la misma tenga éxito gracias a sus conocimientos y experiencias. Sin este departamento, las otras áreas de trabajo no sería lo que son y no formarían la empresa que aspira ser y como beneficio a la digitalización habría una mejora en la comunicación en el personal, todo depende de lo que evalúes.
  • Dirección: esta área se encarga de todo lo que tiene que ver con la organización y control de las otras áreas. Además es quien lleva y mantiene comunicación con el ente ejecutivo.

Herramientas de la digitalización

Hoy en día existen herramientas que pueden hacer un proceso más llevadero a la hora de digitalizar una empresa, en estos momentos te haré saber varias de ellas a continuación:

  • Es indispensable que una empresa aparezca en Internet para poder ser encontrada por esos potenciales clientes. La mejor forma es crear una página web, donde podrás anexar toda información de la empresa. En ocasiones puede ser complejo, y por ello, optamos por algo mucho más fácil que es un CMS, un sistema de gestión de contenido, un ejemplo seria con WordPress.com o blogspot.es y así posicionarte. La ventaja de tener un sitio web es mantener informado a los clientes desde noticias hasta entrevistas, los lectores podrán informarse de quién eres, qué haces y, sobre todo, el seguimiento de las novedades que les puedas ofrecer.

 

  • Al momento de digitalizar, tendrás que analizar la estructura de la empresa, anclarla a un único objetivo, cuestionar qué necesitas: cómo serán los procesos de trabajo o qué se debe realizar para lograr el proceso digital. 
  • Las redes sociales son un factor importante, ya una vez tengas el sitio web, pasa al recurso de apoyo comercial y de comunicación, aunque no lo creas, recibir feedback directo de tus clientes te permite tomar las aportaciones de comentarios en los posts publicados que servirán para optimizar mucho mejor tu presencia en el mercado.
  • Por último, en una empresa, se deben incluir a todos los trabajadores en el proceso de formación para que se familiaricen con las herramientas digitales, pues la digitalización a pesar de ser un proceso lento, es probable que ya tengas empleados con los perfiles adecuados para lograr los cambios. De manera que debes identificarlos y formas equipos para que desarrollen el plan.

Pasos para la digitalización de tu empresa

Agregando a lo anterior, hablamos un poco de lo que son las herramientas para llevar a cabo, qué áreas tiene una empresa y cuales son innecesarias, ahora pasaremos a los procesos que lleva digitalizar una empresa, para quedarnos con las ventajas y desventajas que tiene dicho proceso. 

Los pasos para la digitalización de tu empresa no son nada de otro mundo, pero si es necesario seguir al pie de la letra cada enunciado para que el proceso se lleve a cabo exitosamente. Entre los pasos a seguir, podemos mencionar los siguientes:

Evalúa tu entorno empresarial

Evaluar nuestro entorno empresarial es indispensable  ¿por qué? porque al hacerlo podrás saber con qué cuentas. Es necesario evaluar como es el funcionamiento de tu empresa antes de adquirir cualquier herramienta o dispositivo tecnológico. Debes incluir absolutamente todo, ya que de esta manera tu modelo de negocio quedará claro.

Crea una estrategia

Vale, tienes el análisis, ahora tendrás que estructurar objetivos y metas claras de lo que se quiere y se aspira con la digitalización y dar por sentado esa transformación digital. Esto debe pasar por diferentes enfoques 

  • Estratégico: las acciones administrativas, operacionales y de gestión que irán alineadas con los nuevos objetivos.
  • Económicos: todas las actividades que aseguran la rentabilidad de las estrategias de la empresa.
  • Entorno: son todas las condiciones, ya sean culturales, ambientales u operativas, que facilitan las nuevas doctrinas empresariales.

Busca posicionarte

¿Recuerdas una de las herramientas en donde te mencioné que es indispensable crear una página web u optar por un CMS para generar una buena gestión de contenido? Pues, en este punto, es fundamental la creación de un sitio web fuerte que a través de varias técnicas de SEO y con herramientas como un CMS pueda generar autoridad en Internet y así posicionarte de manera mucho más rápida.

 

Evalúa por qué el consumidor quiere comprar y a través de dónde

Aunque no lo creas, las estrategias de marketing en su mayoría ya no giran alrededor del resultado financiero en sí, sino del consumidor. La forma en cómo se presenta el producto o servicio para la vida del cliente es lo que puede cambiar para mejor los resultados.

Optimiza la experiencia del cliente

Sumamente importante que para saber cómo digitalizar una empresa hay que entender que el cliente debe ser el centro de la estrategia, siempre será mejor definir la meta de manera directa. 

Pues conocer aquellos perfiles, sus necesidades, saber dónde y cómo compra, significaría el comportamiento del consumidor lo que te dirá las acciones que tienes que tomar a favor, de esta manera brindaría la oportunidad a cualquier empresa de adaptarse o anticiparse rápidamente a las necesidades del mercado para deleitar a sus usuarios con la experiencia, los productos y servicios que quieren.

Incorpora las herramientas digitales

Como se ha dicho, se debe sustituir lo tradicional por lo digital. Dependiendo del sector de la empresa claro está, serán adecuadas unas u otras pero por lo general hay una serie de herramientas que toda empresa debería incorporar en su día a día. Como herramientas para la gestión interna, seguridad, software en la nube, herramientas para la planificación y gestión de la comunicación digital, herramientas para el análisis o para la gestión de tareas y proyectos.

 

Personal digital

Una empresa digitalizada debe estar al corriente de todas las novedades que surjan sobre la tecnología; y es que la digitalización conlleva a estar actualizado constantemente. Es por ello que resulta indispensable tener personal calificado que trabaje en función de la innovación, ya que solo de esta manera es que la empresa podrá crecer y mejorar.

Ventajas de la transformación digital

La transformación digital proporciona muchas ventajas, y entre ellas podemos mencionar:

Mejora de la gestión y las operaciones

No cabe duda que con la digitalización las empresas son más efectivas, ya que las labores pueden ser concluidas en un menor tiempo, y los beneficios son inmediatos. Además, es importante resaltar que los procesos digitales mejoran la capacidad para tomar decisiones, favoreciendo de tal forma la gestión y las operaciones en general.

Favorece la comunicación con clientes

Hoy en día el Internet es una extensión propia de la empresa, y eso debido a que puede reforzar ingresos y potenciar línea en cuestión de nada, por ejemplo: puedes realizar campañas de publicidad en Google Ads o redes sociales y así lograr que conecten contigo invirtiendo el 10%, a veces el desarrollo de una estrategia de marketing para un mejor posicionamiento es el gancho perfecto.

Mejora la productividad

Otra de las ventajas de esta transición, es la agilización en los procesos laborales ya que detectas posibles problemas e inclusos encuentras las soluciones para llevarlas a cabo. De hecho, existen  encuestas que demuestran un nivel de satisfacción y eficiencia en los trabajadores que han incorporado herramientas digitales aumentando un 39%. Todo ello, junto con la mejora en la atención con el cliente, mejora la productividad de la empresa.

Marca la diferencia con tu competencia

La imagen que tiene una empresa luego de la transformación digital  es la de una empresa innovadora, moderna y eficaz ante los clientes y proveedores, y no solo eso, podrás diferenciarte de la competencia, así que no olvides estructurar la meta y digitalizar pronto. 

Incrementos en las ventas

Seguro te has preguntado si habría un declive o un incremento en las ventas después de la transformación y la respuesta es que si tienes una tienda online, podrás aumentar tus ventas, mientras busques posicionarte, llegarás muchas más de las que ya tenías, al digitalizar tu negocio tendrás un escaparate abierto las 24 horas del día, y podrás informar de tu existencia a tus clientes potenciales en cualquier momento.

Para culminar con la idea principal de este artículo, vale la pena acotar que la digitalización de un negocio no es una tarea que se realiza solo una vez y ya, se deja en el olvido ¡no! este proceso necesita que haya un control y acompañamiento diario, así como ser revisado para adaptarlo a las necesidades del sector en el cual se encuentre.

Pero sin duda alguna vale la pena apostar por ello. ¿Qué es difícil adaptarse a los cambios?, por supuesto que sí, pero si eso implica una mejora para los procesos de la empresa y un aumento en los beneficios, hay que arriesgarse.

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