comunicación externa

Cómo mejorar la comunicación externa de una empresa

Cómo mejorar la comunicación externa de una empresa

En una empresa la comunicación es muy importante, ya que permite difundir información tanto dentro de la organización como fuera de ella. Es esto lo que se conoce como comunicación interna y comunicación externa.

Quizás estarás pensando que la comunicación interna es vital, sin embargo, la comunicación externa es muy importante. 

Y es que, en el primer caso, permite establecer los diversos niveles comunicacionales, en donde la información puede llegar desde los directivos hasta el escalón más bajo del organigrama. A su vez, permite que las metas y objetivos se vayan cumpliendo, puesto que todos estarían orientados hacia el mismo destino.

En cambio, cuando hablamos de la comunicación externa es aquella en la que la información se da afuera de la empresa. Esto básicamente es con los clientes y los proveedores. 

En mi punto de vista, ambos tipos de comunicaciones son importantísimos, ya que harán que la información llegue a dónde queremos que llegue. Pero, en esta oportunidad no estoy aquí para decirte cuál tipo de comunicación es más importante, sino para darte opciones y orientarte en cómo mejorar la comunicación externa de tu empresa.

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¿Cómo mejorar la comunicación externa de una empresa?

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Como bien te lo mencioné con anterioridad, la comunicación externa de una empresa, es aquella que se da con los proveedores y con los clientes. ¿Por qué es importante? Pues te aseguro que querrás que la información fluya correctamente con estos dos elementos, ya que, en el caso de los proveedores, son quienes te suministran la mercancía (en caso de ser una empresa de productos), y los clientes, pues… ¡vamos! No necesitas que te diga quienes son tus clientes.

Entonces, como podrás entender, la comunicación externa es muy importante para cualquier empresa.

Es por ello, que en esta oportunidad te daré algunos consejos sobre cómo mejorar la comunicación externa de tu empresa. En este caso me enfocaré en los clientes.

1. Conoce a tu empresa

Una de las principales formas de mejorar la comunicación externa de tu empresa, es precisamente conociéndola. 

Y es que es conociendo a tu empresa que sabrás cuál es la mejor forma de comunicarte. Elaborar estrategias y llegarle a tu público objetivo. 

Sin embargo, si no conoces a tu empresa, desconocerás cuál es tu objetivo, tus metas, tu público y mucho menos, cómo comunicarte eficientemente con tus clientes. Así que conocer a tu empresa, es un punto clave a la hora de comenzar a elaborar cualquier tipo de estrategia de comunicación externa

2. Conoce a tu público objetivo

¿Tu comunicación externa hacia quien está dirigida? Como bien te comenté, básicamente se dirige a tus clientes y proveedores. Entonces, en este caso debes conocer a tu público objetivo para poder comunicarte con ellos de forma eficiente. 

Si tu público objetivo son mujeres de entre 20 a 35 años, pero no lo sabes ¿Cómo crearás una estrategia de comunicación externa eficiente? 

Recuerda que no es lo mismo dirigirse a una mujer que tenga un rango de edad entre 20 a 35, a una mujer con rango de edad entre los 40 a 55 años. Son públicos diferentes, por lo que la forma de comunicar también debe ser distinta. Además, los medios por dónde se lleva a cabo la comunicación, también deben ser distintos y enfocados a cada público. 

Así que, al conocer a tu público objetivo, saber a quién te estás dirigiendo, es una de las principales formas que tienes para poder mejorar la comunicación externa de tu empresa.

3. Mantén presencia en redes sociales

La presencia en las redes sociales hoy en día es esencial. No importa a qué de dedique tu empresa, debe tener presencia en las redes. 

Existen tantas redes sociales en el mercado: desde Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest, Tiktok, entre otras. Sin embargo, cada una de ellas cuenta con un público específico, por lo tanto, debes analizar en dónde debes tener presencia de acuerdo a tu público objetivo. 

Si tu público objetivo son adolescentes y jóvenes hasta los 24 años aproximadamente, tu red social podría ser Tiktok, ya que tiene gran porcentaje (si no es que la mayoría) de sus usuarios entre dichos rangos de edad. 

Sin embargo, no solamente debes escoger una sola red social, puedes mantener presencia en varias.

Actualmente las mejores y más grandes marcas de todo el mundo, cuentan con un perfil creado en Facebook y en Instagram, siendo estas unas de las más populares. 

Además, debes tener en consideración que no solamente debes publicar post y ya eso es mantener presencia en una red social ¡pues no! 

Recuerda que en las redes sociales la idea es comunicarnos de forma directa con nuestros clientes, es por ello que debes procurar de responder las preguntas que te realicen, los comentarios que te hagan, entre otros. Además, debes mantenerte activo realizando encuestas o preguntas, la idea es mantener una comunicación activa y estimular la interacción. 

Así que no lo pienses mucho y realiza un estudio de cuales redes sociales te convienen más utilizar ¡Y comienza! 

4. Aporta mensajes y contenido de valor

Una de las formas de mejorar la comunicación externa es aportando mensajes y contenido de valor. 

De nada vale que tengas redes sociales y un sitio web, si no aportas nada importante ni relevante para el público. 

Debes pensar y enfocarte en generar contenido que motive, que inspire, y que instruya a quienes te siguen o se interesan en tu marca. Debes darle un motivo para que te sigan y para que se interesen en tu contenido.

Para ello debes procurar compartir contenido de valor, pero ¿Qué quiero decir con esto? Que tu contenido debe resultar interesante para tu audiencia. 

Por ejemplo, si tienes una tienda de productos para el cuidado del cabello, puedes compartir con tu público objetivo algunos tips para mantener el cabello sano, consejos para cuidar el cabello del sol, técnicas para hacer que el cabello brille más, entre otras. La idea es que tu público objetivo encuentre contenido de valor en tu sitio web o en tus redes sociales. 

Recuerda que no solamente vendes productos o servicios, debes construir una marca y lograr que tu público se sienta identificado con ella. 

5. Cuida tu imagen corporativa

Uno de los pasos para poder construir una marca y lograr la fidelización de tus clientes, es cuidando tu imagen corporativa. 

Sin embargo, esto va más allá de potenciar tu marca, y es que ¿nunca has oído que una imagen vale más que mil palabras? Pues bueno, en este caso también es igual. 

Tu imagen corporativa vale más que mil palabras. Así que, no importa que te esfuerces en comunicar de forma eficiente, si tu imagen corporativa no se ajusta a lo que comunicas, no tendrás buena receptividad. 

Así que, para poder cuidar tu imagen corporativa, te recomiendo que cuides lo que subes a redes sociales y a tu sitio web, maneja solo contenido real y verídico. 

Por otro lado, debes cuidar el tipo de lenguaje a utilizar, vigila que sea inclusivo y que se ajuste a tu identidad corporativa. Si la intención de tu empresa es inspirar a otros, cuida de usar palabras y crear textos inspiradores.

Créeme, la imagen corporativa es esencial para poder tener una comunicación externa efectiva. 

6. Mejora la comunicación interna de la empresa

Para que tu comunicación externa pueda ser eficiente, debes tener en consideración que la comunicación interna debes mejorarla también. 

Si la comunicación interna de tu empresa está fallando, es imposible que tengas una comunicación externa totalmente eficiente. Y es que básicamente una depende de la otra. 

Debes mejorar tus procesos internos, entre ellos, la comunicación. Deben existir canales de comunicación y una estructura comunicacional, de forma tal que los mensajes de la directiva puedan llegar con claridad de acuerdo a la estructura organizacional. 

7. Enfócate en el copywriting

Actualmente el copywriting es muy popular, dados los beneficios que aporta a las empresas y marcas. 

Y es que, para poder mejorar la comunicación con tus clientes, debes entender que ellos tienen un problema que deben resolver, y la solución la tienes tú, con tu producto o con tu servicio. 

Con el copywriting, además de tener contenido de valor, tendrás textos persuasivos, que incitaran a que tu público objetivo realice la acción que quieras. 

Bien sea una suscripción, una visita a un vídeo, una compra, entre otros, con un texto persuasivo podrías lograr este objetivo, logrando así evidentemente que la comunicación sea un éxito. 

El copywriting puedes aplicarlo no solamente en tu página web, sino también en tus posts en las redes sociales. La idea es que tu público objetivo esté consciente de su “problema” y de que tus servicios o tu producto básicamente es la resolución a ello. 

8. Recibe un feedback

Una de las formas de mejorar cualquier proceso es recibiendo un feedback. 

Este proceso de retroalimentación es el que hace que podamos determinar qué tan efectivo está siendo nuestra estrategia. 

Recuerda que cualquier comentario sobre tu proyecto debes tomarlo en consideración. Esto es parte del proceso de comunicación, ya que te permite recopilar información, y, por consiguiente, evaluar resultados. 

Así que, en este caso si tú estrategia de comunicación externa está funcionando, créeme que te darás cuenta, y si no está funcionando, también te darás cuenta. 

9. Evalúa los resultados

Un aspecto clave de cualquier estrategia es ir evaluando los resultados obtenidos. Cuando intentas mejorar la comunicación externa, debes también analizar los resultados que vayas obteniendo, a fin de poder aplicar correctivos en caso de necesitarlo. 

Si, por ejemplo, decidiste cambiar el estilo de tus textos, inclinándote más por el lado del copywriting, debes evaluar qué resultado te dio esto. Obviamente escoge un tiempo prudencial, que te permita evaluar los resultados, y después, determina qué sucedió: si tuviste mayor receptividad por parte de tu público objetivo, ganaste más suscripciones, incrementaste ventas, entre otras. 

Así que, sea cual sea la estrategia que apliques debes evaluar qué resultado está obteniendo. 

10. Corrige en caso de ser necesario

Al momento de mejorar tu comunicación externa, por ejemplo, decidiste crear un perfil en redes sociales ¡perfecto! Pues bien, debes ir monitoreando cómo avanza este paso. 

¿Cuál es el objetivo de la red social? Poder llegarles a más personas. Entonces, ese debería ser tu objetivo y en base a ello, deberías aplicar los correctivos necesarios. 

Siguiendo el ejemplo, supongamos que no has tenido el alcance que esperabas. Pues es hora de aplicar los correctivos necesarios para poder alcanzar la meta. Para ello, tu correctivo podría ser contratar una campaña publicitaria, enfocarte en textos copywriting, entre otras. 

La idea de cualquier estrategia es que puedas tener la posibilidad de analizar y corregir en caso de ser necesario. 

Consejos generales para mejorar la comunicación externa

Bien, como sabrás ya te di los mejores consejos para que puedas mejorar la comunicación externa de tu empresa. Sin embargo, a continuación, te daré algunos consejos para que la comunicación sea efectiva:

  • Ten una página web y presencia en redes sociales.
  • Enfócate en el copywriting.
  • Estimula la interacción con tu audiencia. 
  • Responde dudas y consultas. 
  • Ofrece un buen servicio de atención al cliente.
  • Maneja un lenguaje inclusivo. 
  • Da respuesta a las solicitudes de forma rápida. 

En general, la comunicación externa pareciera ser muy fácil, sin embargo, es algo delicado que debes saber manejar. Y es que de este tipo de comunicación depende tu reputación y la identidad de tu marca. 

Hoy en día la mayoría de los clientes son muy exigentes, y es que con tanta competencia que existe, ellos tienen donde escoger. Así que si no encuentran lo que buscan sencillamente irán a otro lado. 

Es por ello que hoy en día no solamente debes enfocarte en entregar un producto o un servicio de calidad. Tu meta es lograr que ese cliente se fidelice con tu marca, y para ello debes llevar a cabo un buen proceso de comunicación, y muchas otras técnicas de fidelización. 

Así que, si quieres mejorar la comunicación externa de tu empresa, no pierdas más el tiempo y comienza a aplicar los consejos que aquí te mencioné. Recuerda ir evaluando poco a poco los resultados obtenidos y corrigiendo en caso de ser necesario ¡éxito! 

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